ファクタリングにおける電子契約とは？特徴やメリットを解説
目次
ファクタリングにおいて対応する会社が増えているのが「オンラインファクタリング」です。オンラインファクタリングでは、「電子契約」という方法で契約が行われ、すべての契約上のやりとりがWeb上で完結します。従来のファクタリング契約では紙の契約書を使用してきましたが、オンラインファクタリングでは契約を電子、つまりインターネット上のやりとりで行います。
電子契約とは、紙と印鑑を使ってきたこれまでの契約方法に代わり、電子文書に電子署名をすることで取り交わされる契約のことです。 電子契約は、クラウド技術や通信技術の発達、法令の整備が進んだことにより、導入する民間企業が増えてきています。
この記事では、電子契約とは何か、従来の契約方法との違い、ファクタリング契約に電子契約を取り入れることでどのような変化やメリットがあるのかについて解説します。
電子契約の概要
電子契約とは、インターネットを利用した通信技術を通じて、電子書類に電子署名（電子サイン）、タイムスタンプなどを記録することで契約を結ぶことを指します。コロナ禍以降、取り入れる企業が増加しています。
電子契約とは
電子契約は紙を使わず、インターネット上で契約を結びます。紙の契約で使用する印鑑の代わりに、電子署名（電子サイン）をすることにより、紙の契約書と同じ効力があります。
契約書とは、契約を結ぶ者同士が内容に合意したことの証拠として残すものです。そのため、電子契約も契約書として有効であると認められる必要があります。
文書が証拠として有効であるためには、本人の意思で文書を作成したことが証明されることが必要です。紙の文書の場合は、本人の署名または押印によって本人の意思があるとみなされます。電子契約の場合は電子署名（電子サイン）が本人の署名または印鑑と同じとみなされ、押印のある契約書同様の効力が認められています。
電子契約のしくみ
電子契約は、送信者（自社、契約を提案する側）と受信者（契約者、取引先）のやり取りを、電子契約サービスを通じて行います。一般的な電子契約は以下の流れで行われます。
1.送信者と受信者が契約に同意する
2.送信者が電子契約サービスのプラットフォーム上に契約書をアップロードする
3.受信者はメールで契約内容を確認
4.受信者はインターネット上で署名し契約が結ばれる
現在、電子契約サービスは複数の会社が提供していますが、どれを使っても受信者は簡単に契約締結が可能です。
・電子証明書とタイムスタンプ
電子署名は、電子証明書とタイムスタンプの組み合わせです。
電子証明書は、情報を送信したのが間違いなく本人であることを証明するための仕組みです。紙の書類では印鑑証明書の役割が相当します。
・タイムスタンプ
タイムスタンプとは、日付と時刻がシステム上で電子文書に付与されるしくみです。電子契約サービスで契約する場合、タイムスタンプがあることで刻印された時刻に電子データがあったことを証明できます。タイムスタンプがない場合、契約以降に改ざんが行われていないことを証明できないため、安心して締結できません。
電子署名は「誰が何を作成したか」を証明し、タイムスタンプは「いつ何を作成したか」を証明します。両方があることで「誰がいつ何を作成したか」が証明され、より信頼性が高まるのです。
電子契約のメリット
これまで紙で行っていた書面契約を電子契約に変更するとさまざまなメリットが生じます。それぞれ詳しく解説します。
コスト削減ができる
電子契約の大きなメリットは、契約に関わるさまざまなコストの削減ができることです。
まず、書面契約では紙に印刷しなければ契約書を作成できません。そのため、紙と印刷の費用が必要です。次に、契約書に押印したあと、直接手渡しする場合の交通費や、郵送の場合は郵送するための費用が必要です。また相手方も契約書に押印して返送しなければならず、双方に郵送代がかかることになります。
さらに、課税文書ならば収入印紙を貼付しなければなりません。金額が大きい契約の場合、収入印紙の金額も高いため、負担は小さいものではありません。また、これらの作業はすべて人の手が必要であり、人件費も必要です。また、紙の書類は法人税法によって7年間の保管が義務付けられており、書類の数が多ければ保管費用も大きくなります。
一方、電子契約においては、最初に電子契約サービスを導入するための費用がかかります。しかし、書面契約で必要な紙代や印刷費、郵送代、印紙代は不要です。電気代や通信費は発生しますが、その他の業務でも使用していれば追加費用が発生することはありません。保管についても、サーバー上での保管となるためスペースの確保および費用は不要となり、さらに人手も必要なくなるため人件費の削減も可能です。
契約業務が効率化できる
電子契約にした場合、業務を効率化できます。書面で契約する場合、相手に出向いてもらってその場で契約する方法以外は、契約書の原本を印刷→押印→郵送→相手が内容を確認、押印→返送というステップを踏む必要があります。そのため、契約が締結されるまで2〜3週間かかることもめずらしくありません。さらに、契約の内容に変更があると、印刷からやり直しとなり手間がかかる作業となることも、たびたび発生します。
電子契約であれば、当事者同士のパソコンおよびスマートフォン上の作業で完結するため、場合によっては2〜3分で契約締結までの作業が完了することもあります。お互いがインターネットにつながっている環境であれば、アップロードした文書に署名をもらえば完了です。変更・修正、更新がある場合は、ファイルをアップロードし直すだけで済みます。過去の書類を確認したい時も、書類名や契約先の名前で検索すればすぐに見つけられるでしょう。
また、電子契約の場合、契約に関わる作業のすべてがスピーディーに完結するため、業務効率がアップしそれ以外の業務へ人手をまわすことが可能になります。
コンプライアンスの強化につながる
電子契約では、契約を結ぶ上で重要な安全性が向上します。
電子契約では電子署名とタイムスタンプにより、内容の改ざんが防止できます。PDFの「署名パネル」を確認すれば、改ざんされたか否かが一目瞭然です。
電子契約では、契約内容をデータ化することによって、確実な管理と紛失リスクの低下が可能となります。契約書を電子データとして保存・管理するため、抜けや漏れの発生を減らせます。電子契約サービスが使用するクラウドサーバーは、一般企業のサーバーよりも安全性が高く、不法な侵入や災害にも強い設計です。加えて適切なバックアップや権限の管理も適切にされるため、コンプライアンスの面でも安心といえます。
ファクタリングと電子契約
ファクタリングの契約は、ファクタリング会社に申し込み、必要書類を提出し審査を経て契約を締結するという流れで行われるのが一般的です。この場合は店頭に出向き、対面で契約手続きをします。しかしここ最近では、申し込みから契約の締結、資金の調達までWeb上で完結する「オンラインファクタリング」に対応する会社が増えてきています。電子契約は、オンラインファクタリングでの契約締結に欠かせない存在です。
オンラインファクタリングとは
ファクタリングを利用したい、となった場合、これまで一般的だった方法は「店頭に出向いて申し込み、契約する」という方法（対面型）でした。この場合、店舗への行き帰りや契約に時間を取られることや、近くに店舗がない場合交通費もかかるといったデメリットがあります。
一方、オンラインファクタリングは対面でのやり取りをすることなく、Web上で申し込みから入金までが完結します。必要な書類はアップロードすればよいため、対面型のように出向いたり、郵送したりする必要はありません。オンラインファクタリングが一般化したことで、ファクタリングの利用が以前よりも身近となりました。忙しい日常の合間にわざわざ時間を割かなくても、ファクタリングを利用できるようになったのです。
オンラインファクタリングが広まった要因は、スマートフォンの普及と、2020年からのコロナ禍です。コロナ禍により非接触、非対面がファクタリング契約でも求められることになりました。結果的にオンラインファクタリングが注目を集めることとなり、現在までその流れは続いています。
オンラインファクタリング契約の流れ
ここからは、オンラインファクタリングの契約がどのような流れで行われるのかを解説します。
・インターネットで申し込み・見積もりを依頼する
オンラインファクタリングの場合、申し込みや見積もりの依頼はホームページの申し込みフォームから行います。申し込みフォームでは、会社名や連絡先・売掛金の請求書・買取の希望額などの情報について入力します。ファクタリング会社が申し込み内容を確認できるよう、間違いがないように注意しましょう。
・必要書類の提出
申し込み完了後、ファクタリング会社から案内が送信されるため、必要となる書類を提出します。オンラインファクタリングでは、書類提出もアップロード、もしくはメール添付などすべてオンラインで行います。ファクタリング会社に持参したり、郵送したりの手間はかかりません。オンラインファクタリングの場合、通帳のコピーと売掛債権を証明する請求書、身分証明書だけ、もしくは請求書と通帳のみでOKなど、通常のファクタリングよりも必要書類が少ない傾向にあります。
・面談がある場合はZoomなどで（面談がない会社もあります）申し込みや必要書類をファクタリング会社が確認します。審査前にZoomなどを利用し、オンライン面談をするファクタリング会社もあります。面談では申し込み内容や提出書類の確認、オンラインファクタリングについての説明、ヒアリング、ファクタリング条件・ファクタリングプランの提案などが行われます。
・審査
オンラインファクタリングでは、AI審査が行われることが多くなっています。AI審査は、書類の情報から売掛先の信用力についてAIが点数を付け、点数に応じてファクタリングが可能か、また条件を決めます。
・契約
審査を通じて、ファクタリングが可能と判断された場合利用者に通知がいきます。利用者が条件に納得すれば契約が交わされます。ファクタリング契約は、電子契約サービスを利用して行われ、対面契約は必要ありません。メールに記載されたリンクをクリックして契約書の内容を確認、同意すると合意したこととなり、電子署名およびタイムスタンプの処理がされるようになっています。
ファクタリングをWeb上で完結するために、電子契約は最も重要となります。ファクタリングは債権譲渡をする取引であるため、契約時には「債権譲渡契約」が必要です。電子契約サービスにより、債権譲渡契約がWeb上でできるようになったことで、すべての手続きがWeb上で完結できるようになりました。
・入金
契約の締結が行われた後、指定の口座に入金されます。入金金額は、売掛金の額面から手数料が引かれた金額です。入金が行われたことを確認しましょう。
ファクタリングにおける電子契約のメリット
ファクタリングにおいて、電子契約を利用すると次のようなメリットがあります。
・手続きの効率化が可能
・郵送料や収入印紙代などが不要になるため、コスト削減になる
・紙に貼る、書くといった手間がいらない
・契約書類の保管場所を確保する必要がない
・インターネット上でスピーディーにやり取りできる
・改ざんなどの危険が少ない
・インターネットがあれば、手続きの時間や場所を選ばない
・印鑑が不要になる
・書類の送付、受け取る手間がなくなる
・送付先間違いなど、情報漏洩の危険性がなくなる
・割印不要
・債権譲渡登記が不要
オンラインファクタリングは、対面型のファクタリングの場合に必要な手間を省略できます。対面型の場合は、契約には次のような手続きが必要です。
・書類を郵送、あるいは持参する
・担当者と対面でやり取りする
・契約のためにファクタリング会社へ実印などを持っていく
・多くの契約書に署名および押印する
これらの手続きは手間がかかるため、ファクタリングを利用したいと思っても手が出せなかった人が多い原因になっていました。資金調達までに時間がかかるため待てない、また手続きを負担に感じる人が多いのも無理はありません。
手続きの効率化ができるようになったのは、電子契約サービスにより、契約締結に関する手続きの簡略化が可能になったことが大きな理由です。書面で行う契約の場合、契約書に双方の印鑑が必要となり、書類をやり取りする手間と時間がかかってしまいます。オンラインファクタリングの場合は、電子契約となるため効率的な手続きが可能です。利用者は手続きをインターネット上で完結できるため、これまでよりも手軽にファクタリングできるようになったのです。
また、Web完結のファクタリングは、債権譲渡登記が不要になります。
通常、2社間ファクタリングでは債権譲渡登記が必要です。債権譲渡登記とは、売掛債権（売掛金）が利用会社からファクタリング会社に譲渡（売却）された事実を証明するために、登記する手続きです。
回収時のトラブル防止のため、ファクタリング会社は債権譲渡登記を必要とします。Web完結のファクタリングは2社間取引であるにも関わらず債権譲渡登記が不要となるのは、電子契約サービスを利用するためです。電子契約はファクタリングがあったことの証拠となり、債権譲渡登記の必要がなくなります。債権譲渡登記には10万円程度のコストがかかります。しかしこれが不要となるため、オンラインファクタリングの手数料は安くできるのです。
また、オンラインファクタリングでは契約に関わるさまざまなコストを削減できます。ファクタリングの契約は債権を譲渡する契約であり、通常の紙の契約書による契約であれば印紙税が課税されます。一方、オンラインファクタリングで採用されている電子契約は、印紙税はかからないため、その分印紙代の削減が可能です。
そのほか、契約に必要な諸費用、たとえば書類を利用者とファクタリング会社との間で郵送するための費用や、ファクタリング会社に行く交通費、契約書を保管するためにかかる費用などが不要となります。
ファクタリングと電子契約のまとめ
電子契約サービスは、従来の紙の契約書の代わりに使われる契約方法で、インターネット上のやり取りで完了します。ファクタリングに必要な手続きがすべてWeb上で完結するオンラインファクタリングが可能になったのは、債権譲渡契約が電子契約サービスによりオンラインでできるようになったことが大きな理由です。
電子契約サービスにより、オンラインファクタリングではコストカットや手続きの効率化が可能となるため、手数料が対面型のファクタリングに比べて安くなったり、入金までの時間を短縮できたりなどさまざまなメリットがあります。